Algemene voorwaarden
Your agreement with Haven Trails Adventures e covering bookings, payments, cancellations, insurance, safety, and everything in between. Please read carefully before booking.
Over Haven Trails-avonturen
Haven Trails Adventures is a fully licensed travel company registered in the United Republic of Tanzania, providing guided safaris, mountain climbs, Zanzibar tours, day trips, and cultural experiences across Tanzania and East Africa. We are committed to delivering safe, enriching, and memorable journeys for all our guests.
- Business Registration Number: 539188
- Tax Identification Number (TIN): 154-477-535
- Registered Office: 2nd Floor, NSSF Building, Kilimanjaro Region, Tanzania
- Primaire contactpersoon: info@haventrails.com e +255 713 334 154
- Website: www.haventrails.com
Scope of These Terms
Deze Algemene Voorwaarden zijn van toepassing wanneer u met Haven Trails Adventures in zee gaat, ongeacht of:
- U boekt een rondleiding rechtstreeks via onze officiële website, e-mail of telefoonkanalen
- U boekt via geautoriseerde partners, agenten of reisvertegenwoordigers
- Je boekt via online platforms aangesloten bij Haven Trails Adventures
- You participate in any tour, trek, day trip, or activity organised by us
By completing a booking or participating in any Haven Trails Adventures programme, you acknowledge and agree to these terms on behalf of yourself and all members of your party.
Onze verplichtingen aan u
Haven Trails Adventures is dedicated to providing:
Professioneel rondleidingen met gecertificeerde gidsen, onderhouden voertuigen en robuuste veiligheidsprotocollen in heel Tanzania.
Accurate and complete information about our services, pricing, and what is included in your itinerary e no hidden costs.
Positieve betrokkenheid bij lokale gemeenschappen, milieubeheer en ethische praktijken op het gebied van natuurtoerisme.
Dedicated consultants ensuring every aspect of your trip is thoughtfully planned and tailored to your needs.
Privacy en persoonlijke informatie
Om ervoor te zorgen dat uw reis soepel verloopt, kunnen we persoonlijke gegevens opvragen, waaronder uw volledige naam, leeftijd, paspoortgegevens, medische aandoeningen en dieetvoorkeuren. Deze informatie wordt alleen gebruikt om:
- Regel namens u vergunningen voor nationale parken, accommodatie en vervoer
- Ensure all dietary, medical, or accessibility requirements are met during your trip
- Voldoe aan de Tanzaniaanse immigratie-, nationale park- en overheidsvereisten
Your information will remain confidential and will only be shared with service providers directly involved in delivering your journey. For full details on how we handle your data, please refer to our Privacybeleid.
Official Communication Channels
Voor uw veiligheid en bescherming tegen fraude verzoeken wij u alleen de volgende geverifieerde communicatiekanalen te gebruiken wanneer u met Haven Trails Adventures te maken heeft:
- Email: Alleen alle adressen die eindigen op @haventrails.com
- Phone / WhatsApp: Cijfers gepubliceerd op onze officiële website op www.haventrails.com
- Live Chat: Direct beschikbaar op onze officiële website
- Primary line: +255 713 334 154
Als u communicatie ontvangt die beweert afkomstig te zijn van Haven Trails Adventures via een niet-geverifieerd kanaal, een niet-officieel e-maildomein of een verzoek om betaling op een onverwacht account, neem dan contact op met info@haventrails.com onmiddellijk voordat u enige betaling uitvoert. Wij zullen u nooit vragen om geld over te maken naar een persoonlijke rekening.
Booking & Payments
Your booking process follows a clear, step-by-step approach to ensure everything is in place before your trip departs:
Neem contact op met onze reisadviseur om uw reisschema, data, groepsgrootte en vereisten te bespreken.
We stellen een gedetailleerde, gespecificeerde offerte op waarin alle insluitsels, uitsluitingen en kosten worden beschreven.
Een aanbetaling van 30% bevestigt uw boeking en stelt uw gewenste data en accommodaties veilig.
Balance is due at least two weeks before departure, unless otherwise agreed in writing.
Payment Methods
- Bank transfer / wire: Geen toeslag. Bij voorkeur voor internationale betalingen.
- Credit card (Visa / Mastercard): A 3.5% processing surcharge applies.
- Cash on arrival: USD, EUR, or GBP accepted at the airport in Tanzania. Must be pre-agreed.
- All transaction fees (inclusief internationale overboekingskosten) zijn de verantwoordelijkheid van de klant.
Your booking is only confirmed and secured upon receipt of the 30% deposit and our written confirmation. Until that point, availability is not guaranteed. Please retain all payment receipts and our written booking confirmation for your records.
Boekingen voor minderjarigen en groepen
Klanten moeten 18 jaar of ouder zijn om rechtstreeks te kunnen boeken. Minderjarigen hebben een ouder of wettelijke voogd nodig om de boeking te maken en namens hen deze Voorwaarden te accepteren.
Minderjarigen moeten te allen tijde onder toezicht staan van een ouder of voogd. Haven Trails Adventures biedt geen kinderopvang. Voor elke minderjarige zijn aparte visa en vergunningen vereist.
De groepsorganisator is er verantwoordelijk voor dat alle leden deze Voorwaarden accepteren, dat hij de communicatie beheert, dat hij nauwkeurige persoonlijke gegevens verstrekt en dat hij groepsbetalingen coördineert.
If you are unable to assume the responsibilities of group organiser, individual bookings are recommended so that each client can liaise directly with our team.
Pricing & Price Changes
Prices quoted at the time of booking are confirmed and binding. Price changes may only occur in the following limited circumstances:
- Government-mandated fee adjustments: Nationale parktarieven, natuurbehoudsheffingen of belastingwijzigingen opgelegd door de Tanzaniaanse autoriteiten
- Onvoorziene kostenstijgingen: Significant and unexpected fluctuations in fuel, currency exchange, or other operational costs
- Force majeure: Gebeurtenissen die volledig buiten onze controle liggen (zie sectie 9)
In any case where a price change is necessary, we will contact you promptly in writing and provide options: accept the adjustment, reschedule to a future date, or receive a refund of monies paid where applicable.
Aanpassingen van het reisplan
Door u aangevraagde wijzigingen die geen extra kosten met zich meebrengen, worden waar mogelijk doorgevoerd. Eventuele extra kosten die voortvloeien uit de door u aangevraagde wijzigingen zijn uw verantwoordelijkheid.
Occasionally, events such as severe weather, park closures, or logistical issues may require modifications. We will provide suitable alternatives of equal or greater value wherever possible.
Vertragingen of verstoringen veroorzaakt door natuurrampen, overheidsacties, burgerlijke onrust, pandemieën of andere gebeurtenissen die volledig buiten onze controle liggen, vallen niet onder onze verantwoordelijkheid. Wij zullen proberen de best beschikbare oplossing te vinden.
Cancellations
Annuleringsvoorwaarden zijn afhankelijk van de timing en het beleid van externe dienstverleners (lodges, luchtvaartmaatschappijen, nationale parken) die bij uw reisroute betrokken zijn. Wij moedigen ten zeerste een flexibele reisverzekering aan die annulering dekt.
| Notice Period Before Departure | Status | Typical Outcome |
|---|---|---|
| 60+ dagen | Low Risk | Deposit may be forfeited; remainder refunded minus third-party non-refundable costs |
| 30e59 dagen | Moderate Risk | 50e75% of total cost may be non-refundable depending on provider policies |
| 15e29 dagen | High Risk | 75e100% of total cost may be non-refundable |
| Minder dan 14 dagen / No-show | Zeer hoog risico | 100% of total cost forfeited in most circumstances |
All cancellations must be submitted in writing to info@haventrails.com. We support rescheduling where operationally possible.
In the rare event Haven Trails Adventures cancels your booking, all payments received will be fully refunded within 14 business days.
Reisdocumenten en visa
Elke klant is als enige verantwoordelijk ervoor te zorgen dat zijn reisdocumenten voldoen aan de vereisten voor toegang tot Tanzania. Haven Trails Adventures kan niet verantwoordelijk worden gehouden voor geweigerde toegang vanwege documentatieproblemen.
- Passport validity: Moet minimaal 6 maanden geldig zijn na uw voorgenomen vertrek uit Tanzania
- Blank pages: Het paspoort moet minimaal 2 blanco pagina's bevatten voor inreis- en uitreisstempels
- E-visum voor Tanzania: Vraag dit vooraf aan via visa.immigration.go.tz; meeste nationaliteiten $50 USD, Amerikaanse burgers $100 USD (meerdere binnenkomsten)
- Zanzibar ZIC-verzekering: Verplicht voor alle bezoekers van Zanzibar (~$44 USD); aankoop op visitzanzibar.go.tz voor aankomst
- Yellow fever certificate: Vereist bij aankomst uit of doorreis naar een land waar gele koorts voorkomt en met een tussenstop van meer dan 12 uur
- Kinderen en minderjarigen: Hebben een eigen paspoort, visum en alle bijbehorende vergunningen nodig
Haven Trails Adventures is not responsible for any costs, losses, or trip disruptions arising from a client being denied entry into Tanzania or any other country due to insufficient or invalid documentation, including expired passports, missing visas, or absent vaccination certificates. No refunds will be issued in such circumstances.
Accommodation
Accommodation is provided as specified in your confirmed itinerary. The following applies:
- Groepsrondleidingen: Gedeelde accommodatie is standaard; Privékamerupgrades zijn beschikbaar tegen een extra vergoeding en moeten tijdens het reserveren worden aangevraagd
- Kilimanjaro climbs: Gedeelde tenten zijn standaard op alle routes; Privétenten zijn op aanvraag en tegen een toeslag beschikbaar
- Accommodation substitutions: In rare cases, we may substitute accommodation of equal or higher standard where necessary due to availability or operational reasons
- Solo travellers: Single supplement fees may apply at certain lodges and camps; this will be clearly stated in your quote
- Check-in / check-out: Standard lodge and camp check-in and check-out times apply unless specifically arranged
Health, Fitness & Special Needs
Clients are responsible for assessing their own physical fitness and suitability for the activities booked. Safaris and treks e particularly Kilimanjaro climbs e can be physically demanding and take place in remote environments with limited medical facilities.
- Medische aandoeningen: Disclose any pre-existing medical conditions at the time of booking. We may request a medical clearance letter from your physician for high-altitude treks or physically intensive activities.
- Dieetwensen: Moet ten minste 30 dagen vóór vertrek worden doorgegeven om een goede voorbereiding mogelijk te maken.
- Accessibility needs: Must be communicated at booking. We will make reasonable efforts to accommodate, but cannot guarantee accessibility in all remote park locations.
- Vaccinations: We bieden algemene richtlijnen, maar klanten moeten een erkende reisgeneeskundige raadplegen voor persoonlijk advies.
- Malaria prophylaxis: Sterk aanbevolen voor alle bestemmingen in Tanzania. Bespreek de juiste medicatie minimaal 4 tot 6 weken vóór de reis met uw arts.
Hoogteziekte is het belangrijkste gezondheidsrisico op de Kilimanjaro, niet misdaad of wilde dieren. Onze gidsen zijn getraind om op symptomen te letten en hebben de bevoegdheid om voor de veiligheid een afdaling te eisen. Verberg nooit symptomen voor uw gids. Descent is the only reliable treatment, and guides will make that call regardless of summit aspirations. Your health and safety always come first.
Reisverzekering
Voor alle boekingen bij Haven Trails Adventures is een uitgebreide reisverzekering vereist. Tanzania's remote national parks and mountain environments place significant distances between guests and emergency medical facilities. Without adequate insurance, the cost of medical evacuation can be catastrophic.
Uw reisverzekering moet minimaal het volgende dekken:
- Medical emergencies: Inclusief ziekenhuisopname, behandeling en repatriëring
- Emergency medical evacuation: Inclusief helikopterevacuatie uit nationale parken en berggebieden, doorgaans $ 15.000e$ 50.000+ zonder dekking
- Annulering en verkorting van de reis: Including cancellation due to illness, injury, or force majeure
- High-altitude trekking: Specifiek vereist voor de Kilimanjaro en andere bergbeklimmingen. Veel standaardbeleid sluit activiteiten boven 4.000 meter uit
- Bagage en persoonlijke bezittingen: Inclusief camera-apparatuur en waardevolle spullen
Alle bezoekers die Zanzibar binnenkomen, moeten afzonderlijk een verplichte inkomende reisverzekering afsluiten bij de Zanzibar Verzekeringsmaatschappij (ZIC) voor aankomst (~$44 USD per persoon, 92 dagen geldig). Koop op visitzanzibar.go.tz en toon de QR-code bij de immigratiedienst. Deze vervangt uw persoonlijke reisverzekering niet e both are required.
Leid autoriteit en klantgedrag
Van alle klanten wordt verwacht dat ze te allen tijde de veiligheidsinstructies van de Haven Trails Adventures-gidsen opvolgen. De hoofdgids heeft de uiteindelijke autoriteit over alle zaken die verband houden met veiligheid, routes, interactie met wilde dieren en expeditiebeheer.
- Gidsen hebben de bevoegdheid om een safari of trektocht te wijzigen of te beëindigen als de veiligheid in gevaar komt
- Clients must remain in the vehicle during game drives unless instructed otherwise by the guide
- No feeding or harassing of wildlife is permitted under any circumstances
- Kilimanjaro-gidsen hebben als enige gezag over afdalingsbeslissingen en toppogingen
- Disrespectful, threatening, or dangerous behaviour toward guides, staff, or other clients may result in immediate removal from the tour without refund
Avontuurlijke reisrisico's
Clients acknowledge and accept that safari and trekking activities inherently involve risk. By booking and participating in any Haven Trails Adventures programme, clients voluntarily assume these risks and accept personal responsibility for their own safety and wellbeing. Inherent risks include but are not limited to:
- Ontmoetingen met dieren in het wild: Beheerd door deskundige begeleiding, maar het inherente risico kan niet volledig worden geëlimineerd
- Omstandigheden op grote hoogte: Hoogteziekte, extreme kou en onvoorspelbaar weer op de Kilimanjaro en andere bergen
- Reizen op afstand: Limited immediate access to medical facilities in national park and wilderness areas
- Physical exertion: Long game drives, hiking, and trekking activities that require a reasonable level of physical fitness
- Wegomstandigheden: Variable road quality in Tanzania, particularly in rural areas and during wet season
Limitation of Liability
Haven Trails Adventures acts as a service provider and agent in good faith. We accept responsibility for services directly provided by our own staff and equipment. However, we cannot accept liability for:
- Actions or omissions of third-party service providers (lodges, airlines, national park authorities)
- Verliezen of schade die voortkomen uit gebeurtenissen die buiten onze redelijke controle liggen, inclusief gevallen van overmacht
- Personal injury, illness, loss, or damage arising from the inherent risks of adventure travel
- Kosten die voortvloeien uit het niet afsluiten van een adequate reisverzekering
- Denial of entry due to documentation, visa, or health certificate deficiencies
Nothing in these Terms limits liability for death or personal injury caused by our proven negligence. Where liability exists, it is limited to the total amount paid by the client for the affected service. These Terms are governed by the laws of the United Republic of Tanzania.
Vragen over deze voorwaarden?
Our team is ready to clarify any aspect of these Terms before you book.
info@haventrails.com e
+255 713 334 154
2nd Floor, NSSF Building, Kilimanjaro Region, Tanzania